Claudio Cimmelli, responsabile commerciale dell’area ID value services di Bit4id, ci spiega quanto sia importante e rivoluzionario il processo di de-materializzazione che stiamo vivendo, con tutti i benefici che esso comporta per il cittadino e per le imprese

Negli ultimi anni ho iniziato a diventare intollerante verso tutte le cose che rendono la mia vita più scomoda e le mie attività quotidiane meno efficienti: contratti, documenti, bollette e chi più ne ha più ne metta. Tutti noi siamo spesso costretti a riservare un cassetto della nostra scrivania a queste tediose scartoffie, col terrore di buttare il contratto di affitto di quella camera singola che avevamo preso 9 anni fa durante l’università o il contratto di quella carta ricaricabile ormai vuota e scaduta, soltanto perché “non si può mai sapere”.

Allo stesso tempo la sindrome da SMS, email e chat ci ha fatto completamente dimenticare il valore “romantico” di scrivere un biglietto o una lettera, liberando così l’altro cassetto della scrivania per andare a riempire Giga e Giga di spazio sui nostri smartphone e sui nostri spazi cloud con fotografie, video, messaggi e mail.

Eppure il cassetto pieno di documenti importanti è ancora lì, con l’estratto conto della banca del 1997 (in lire), o lo scontrino di quella lavatrice che abbiamo sostituito da anni, stampato su carta termica oramai illeggibile. Tutta roba che forse non ci servirà mai, tranne quella importantissima ricevuta di pagamento di quel verbale, che guarda caso sarà l’unico foglio introvabile in quel maledetto, inutile, disordinatissimo cassetto.

Ma se siamo riusciti a eliminare bigliettini, lettere e rullini fotografici da sviluppare, perché abbiamo ancora oggi quel cassetto pieno zeppo di scartoffie?

Una questione culturale

La prima cosa che mi viene in mente è che culturalmente siamo ancora indotti ad assegnare un valore superiore al pezzo di carta. Abbiamo il terrore che un file PDF ricevuto in allegato sia troppo delicato e volatile, complice anche un pizzico di sana ignoranza informatica. Restiamo convinti che sia più resistente un foglio di carta che un file digitale.

Forse sarò io inquinato da ciò che ho studiato e dal lavoro che faccio, ma sinceramente mi fido decisamente più di una lunghissima e indissolubile stringa di byte che di un ammasso di cellulosa e inchiostro, inevitabilmente vittime del tempo che passa.

La ragione culturale assume quindi un ruolo decisamente importante verso l’ancora diffusa preferenza nell’adottare soluzioni cartacee per la condivisione di documenti che assumono un certo valore; ma è proprio per questo che chi opera nel settore informatico deve attivarsi quotidianamente nella sensibilizzazione verso soluzioni digitali più efficienti e nella divulgazione dei vantaggi che ne conseguono.

La gestione digitale dei documenti, infatti, può portare risparmi economici molto rilevanti; ad esempio, soltanto digitalizzare i processi del ciclo dell’ordine può portare tra i 25 e i 65 euro di beneficio per ogni singolo ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi. Tali risparmi sono da ricondursi principalmente a un incremento in termini di produttività, accuratezza e ottimizzazione delle risorse.

In Italia, le imprese che hanno già digitalizzato gli archivi fiscali sono ancora oggi abbastanza limitate, se confrontante con la totalità delle imprese (circa 5 milioni) presenti e attive nel nostro Paese. Questa pratica è diffusa solo nel 39% delle grandi imprese e nell’1% delle PMI attive in Italia. Già qualche anno fa uno studio dell’Osservatorio Fatturazione e De-materializzazione del Politecnico di Milano aveva evidenziato che digitalizzando processi e documenti si risparmierebbero 200 miliardi di euro senza tagliare il costo del lavoro e il personale. Il dato era stato calcolato stimando in circa 45 miliardi i documenti di business “de-materializzabili” con 24 milioni di alberi abbattuti in meno, 4 milioni di tonnellate di CO2 in meno per un risparmio di 40 Miliardi nella Pubblica Amministrazione e 160 nelle imprese private.

Ma la validità legale?

Oltre la questione meramente culturale, che condiziona e limita una completa trasformazione dei processi documentali, è importante approfondire anche la questione normativa in merito al valore legale che assumono i documenti in formato digitale.

Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) sancisce la validità e la rilevanza agli effetti di legge del documento informatico, della sua memorizzazione e della trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche. Una volta rispettate le regole tecniche, il documento informatico ha identica validità legale dell’omologa versione cartacea e deve essere accettato da qualsiasi soggetto pubblico o privato coinvolto nel processo.

La questione assume però un discorso ben più articolato nel caso in cui i documenti coinvolti nelle iniziative di de-materializzazione richiedano l’apposizione di una firma; in questo caso, infatti, l’art. 21 del CAD individua il diverso valore probatorio riconosciuto al documento informatico in ragione della tipologia di firma apposta. Parallelamente a quanto accade per i documenti cartacei, anche nei documenti digitali la sottoscrizione è l’unico elemento in grado di attribuire all’autore, in maniera univoca, la paternità giuridica del documento.

La fase di sottoscrizione di un documento digitale è quindi un elemento limitante nei processi di de-materializzazione dei processi aziendali, in quanto un documento digitale, per essere sottoscritto, richiede l’apposizione di una firma elettronica attraverso strumenti dedicati, che non hanno ancora raggiunto una diffusione di massa. Molto spesso accade così che le iniziative di de-materializzazione riscontrino un effettivo collo di bottiglia nella sottoscrizione dei documenti, rendendone necessaria la stampa per poterli sottoscrivere con una firma autografa. Questo passaggio risulta tuttavia fortemente controproducente, in quanto rischia di fatto di annullare tutti gli sforzi operati nelle attività di de-materializzazione.

Basti pensare alla pratica sempre più diffusa di acquistare polizze assicurative o di aprire conti correnti bancari interamente on line, con la garanzia di ottenere costi ridotti rispetto alle alternative tradizionali. I processi di acquisto di questo tipo di servizi avvengono interamente sul web, dalla richiesta di preventivo alla compilazione dei moduli di adesione, richiedendo però molto spesso al cliente di stampare il contratto stipulato, apporre una firma e inviare il tutto tramite raccomandata. Questo ultimo noioso step non solo infastidisce il cliente rendendo più scomoda la procedura, ma potrebbe anche indurre lo stesso a preferire un acquisto tradizionale.

Quanto è possibile risparmiare riducendo la carta e quali vantaggi ci sono oltre al risparmio?

Claudio ci risponde nell’articolo successivo, spiegando gli effettivi vantaggi che la de-materializzazione comporta in termini economici e pratici.